Tổ Chức Hội Nghị – Hội Thảo

Công ty tổ chức sự kiện Đồng Nai – ANH TUẤN PHÁT là một công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Bình Phước, Bình Dương, Tây Ninh, HCM, Đồng Nai…..

Tổ chức Hội Nghị – Hội Thảo là một sự kiện tiêu biểu cực kỳ quan trọng đối với các Doanh Nghiệp và các Cơ Quan lớn nhỏ khắp các tỉnh thành. Là cơ hội để các Công Ty, Doanh Nghiệp gặp gỡ, giao lưu với khách hàng và đối tác, trao đổi thông tin, thu thập ý kiến từ phía khách hàng. Đồng thời quảng bá hình ảnh và thương hiệu của Công Ty, Doanh Nghiệp, tìm kiếm thị trường và tạo kênh phát triển sản phẩm.

Sự thành công của sự kiện chính là thước đo niềm tin cho khách hàng và đối tác về sản phẩm, về dịch vụ của doanh nghiệp trên thị trường. Hội Nghị – Hội Thảo phải qua nhiều công đoạn chuẩn bị. Vì vậy việc tự tổ chức hoặc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện đủ uy tín và chuyên nghiệp, sẽ luôn là vấn đề khiến bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng và thận trọng.

Thiết Bị và Dịch Vụ Cần Có Khi Tổ Chức Hội Nghị – Hội Thảo :

Lễ tân,MC,PG
Dịch vụ ăn uống
Bàn ghế sự kiện
Giấy tờ, bút viết, văn phòng phẩm
Background sân khấu (Backdrop hoặc màn hình LED)
Màn hình LED P5 , P4 , P3 in door
Máy chiếu độ nét cao 100-120-140-160-180-200 inch
Loa âm thanh, đèn sân khấu, micro, thiết bị dịch đa ngôn ngữ

Các Biểu Mẫu :

Thông báo
Giấy mời
Báo cáo
Kế hoạch tổ chức
Giấy đề nghị kinh phí
Phiếu trưng cầu ý kiến

Chuẩn Bị Tổ Chức Hội Nghị – Hội Thảo :

Thành lập Ban Tổ Chức phân công nhiệm vụ rõ ràng :

Bộ Phận Đối Ngoại : Phụ trách danh sách khách mời, chuẩn bị thiệp mời, gửi thư mời khách, kiểm tra phản hồi để chốt danh sách khách tham dự sự kiện.

Bộ Phận Đối Nội : Phụ trách thiết kế ý tưởng, thuê hội trường tổ chức, kịch bản nội dung, đặt tiệc, tặng phẩm, phần thưởng, setup sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng, banner……

Bộ Phận Hậu Cần : Checklist khách mời, đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường sắp xếp vị trí, phục vụ khách mời (trước – sau khi kết thúc sự kiện). Tặng quà và tiễn khách.

Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo :

Bước 1: Xác định và thống nhất chủ đề sự kiện

Bước 2 : Lê kế hoạch Tổ chức Hội Nghị – Hội Thảo

Mục đích yêu cầu đạt được của cuộc hội nghị – hội thảo
Nội dung cuộc hội nghị – hội thảo
Thời gian địa điểm hội nghị – hội thảo
Kinh phí dự trù hội nghị – hội thảo
Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức hội nghị – hội thảo
Lên kế hoạch khách mời
Chương trình của hội nghị – hội thảo
Chuẩn bị nội dung chính,khai mạc,bế mạc hội nghị – hội thảo

Bước 3 : Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

Truyền thông, thông báo sự kiện
In ấn tài liệu
Phát thư mời
Chuẩn bị phòng họp đầy đủ khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất…
Dịch vụ kèm theo, lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón…(nếu cần)

Bước 4 : Công tác Tổ chức Hội Nghị – Hội Thảo

Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu
Điều khiển dẫn chương trình hội nghị – hội thảo

Bước 5 : Kết thúc Hội Nghị – Hội Thảo

Ghi biên bản hội nghị
Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị – hội thảo

Bước 6 : Xử lý thông tin Hội Nghị – Hội Thảo

Đánh giá nội dung hội nghị – hội thảo
Kiến nghị các tổ chức, đơn vị tham dự hội nghị – hội thảo về nội dung sự kiện

Bước 7 : Đánh giá hiệu quả cuộc Hội Nghị – Hội Thảo

Ngoài việc chuẩn bị nội dung chuyên môn, thì khâu tổ chức sự kiện sao cho chuyên nghiệp thuận lợi và lôi cuốn khách hàng không phải là việc dễ dàng.

Hội nghị – Hội thảo là một trong những sự kiện được công ty tổ chức sự kiện Anh Tuấn Phát tiến hành một cách chuyên nghiệp, với nhiều năm kinh nghiệm và luôn đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Anh Tuấn Phát sẽ chuẩn bị mọi thứ cho quý khách, giúp quý khách tiết kiệm thời gian, chi phí, cũng như tạo thành công cho kế hoạch kinh doanh hay chiến lược của công ty.

Hãy để Anh Tuấn Phát chia sẽ nổi lo và đồng hành cùng bạn, để tổ chức sự kiện một cách thành công nhất.